Home / Artiklar / Ett PMO-kontor säkerställer att alla projekt når sina uppsatta mål

Ett PMO-kontor säkerställer att alla projekt når sina uppsatta mål

Ett Programkontor kan vara ett intern eller externt team som definierar och säkerställer standardprocesser och ansvarar för att projekten går i mål enligt satt tidsplan och inom budget. Ofta ansvarar det för att välja ut och prioritera vilka projekt som ska drivas när och hur, samt definiera de roller och de ansvarsområden som krävs. Projekten ska gynna verksamhetens övergripande mål vilket innebär att man behöver skapa policys, processer och arbetsflöden.

PMO betyder Program Management Office/Programkontor, men kan även stå för Program Management Officer/Programchef. I större organisationer eller vid stora projekt och program är PMO den delen av verksamheten som ansvarar för, effektiviserar och utvecklar ledningen av ett flertal projekt. Ett Programkontor dokumenterar projekten och best practices. Programchefen rapporterar till ledningsgrupp och intressenter, prioriterar projekt och säkerställer och att dessa ligger i linje med satt affärsstrategi. Mindre företag klarar sig ofta utan ett PMO, men om verksamheten har många tvärfunktionella projekt i gång samtidigt, så bör ett Programkontor vara en prioritering.

Att vara Program Manager Officer är en egen Profession – En Senior Ledare med förmåga att driva komplexa multidisciplinära initiativ tvärs organisationen

Även om rollerna liknar varandra rent funktionellt, så skiljer sig en Programchef från en Projektledare sig åt på sätt att en Projektledare driver ett specifikt projekt från start till slut och en Programchef arbetar på exekutiv nivå och leder ett team av projektledare. Det är Projektledaren som ansvarar för att definiera projektmål, datainsamling, resursplanering samt kostnader och budget för det egna projektet. Programchefen har ansvaret för samtliga projekt och för implementeringen. Själva Programkontoret består oftast av ett multidisciplinärt team med till exempel IT, finans, riskhantering och HR. Dessa samarbetar för att säkerställa att alla projekt levereras med högsta kvalitet och enligt satta mål.

När projektportföljen blir större ökar risken för förseningar – PMO-kontoret blir då avgörande

Ett Project Management Office är fördelaktigt när antalet projekt ökar i en organisation eftersom det ökar risken för att misslyckas då rätt resurser och kompetenser saknas och konkurrerande prioriteringar uppstår. Teamet i ett PMO förstår hur varje enskilt projekt passar in i företagets strategi och stöttar i att säkerställa att rätt personer finns på plats för att minska riskerna för att inte nå satta mål.

Ni kan behöva ett Programkontor om:

  • Flera projekt drivs samtidigt och måste koordineras
  • Ett eller flera projekt tenderar att försenas eller överskrida satt budget
  • Projekten är kritiska för att nå affärsmål
  • Era stakeholders har inte insyn i hur projekten går
  • Standardiserade processer för hur projekt effektivt bedrivs saknas
  • En tydlig uppföljning av hela projektportföljen saknas
  • Rätt ledarkompetens och erfarenhet av PMO saknas i organisationen

Ett PMO-kontor kan snabbt få helhetsgrepp runt hela projektportföljen

Ett PMO ger långsiktiga och hållbara resultat. Funktionen driver och säkerställer processer och strukturer tvärs över organisationen och ser till att best practice används samt håller koll på status och riktning – allt på ett ställe. Ett PMO säkerställer att projekt och program är framgångsrika.

Ett Programkontor:

  • Levererar projekt enligt tidsplan och budget
  • Ökar produktiviteten
  • Säkerställer att projekten följer verksamhetens mål
  • Minskar risken för antalet misslyckade projekt

Ett väl fungerande PMO-kontor är allt viktigare under perioder av förändring

Programkontor kan bidra under perioder av förändring på följande sätt:

  • Definiera, prioritera och implementera de projekt som behöver genomföras
  • Säkerställa att projekten gynnar verksamhetens värderingar och mål
  • Dokumentation och löpande uppföljning visar på projektens status, framgång och eventuella risker
  • Säkerställa att rätt kompetens finns i de olika teamen

Läs mer om Projektkontor och PMO:

Vill du veta mer om hur vi kan stötta er verksamhet?
Skicka en förfrågan idag.

”Utöver allt arbete i Solna gjordes det i Huddinge över 100 mindre förändringar, bland annat byggdes en ny förlossningsenhet och det stora projektet med helt ny byggnad för operation och intensivvård driftsätts under 2020. Mitt uppdrag var att hjälpa ledningen att koordinera arbetet nytt vårduppdrag, ny verksamhetsmodell och nya sjukhusbyggnader på en högsta nivå.”

Krister Mohlin

”Några saker som är genomgående från uppdrag till uppdrag är att förstå vart man är på väg – riktningen, varför man gör det man gör och förstå vilken förmåga som kommer att krävas framåt.”

Joakim Kedbrant